HOW TO
[ 2014.04.16 ]

プロモーター直伝!音楽イベントの成功に必要な手順と費用


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クラウドファンディングを活用して音楽イベントを開催したい!と考えている読者の皆様へ。
イベントを開催するには、どのように準備をおこない、実際にどれくらいの費用が掛かるのかご存知でしょうか?

本記事では、音楽イベントを成功させるために必要な手順や費用をご紹介します。
数十人の小さい会場から、1,000人規模の大型会場まで、開催規模によって準備の仕方が違ってきます。
今回は『200〜500人規模』のイベントとして案内いたします。

この手順は舞台、トークショー、ワークショップなど、他のイベントにも応用出来るので、ぜひご参考にしてください。

取材協力:PIKKAL from KING JAM(@pikkal https://twitter.com/pikkal

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日本とNYを拠点に活動する、今年15周年を迎えたレゲエ・サウンド・クルー。
世界規模で活躍する演者でありながらも、自ら音楽イベントを主催し、これまで大小様々な音楽イベントを成功させている。

1.企画を立てる。

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まず、出演者を決めます。
その際、「お客さんにこの一押しのアーティストをみせたい!」「この出演者の組み合わせは面白いはずだ!」など、自分も情熱的になれるイベントづくりを心がけてください。
単に「イベントを開催してお客さんを入れたい」だけでは、平凡な企画として注目されず、失敗に終わる可能性があります。

まず最初の情熱が、企画を熱し、成功につなげてゆくのです。

2.見込みを立てる。

イベントをイメージし、以下の見込みを立てます。

・キャパシティ – 会場の広さ。
・経費 – 出演費、会場費、宣伝費、人件費など。
・集客 – 来場数予測。

経費に関しては、後ほど具体例をご紹介します。

3.会場を予約する。

イベントのイメージができたら、それに見合った会場を探します。
ライブハウスやクラブには、それぞれ得意とするジャンルなど独自のカラーがあるので、それを比較材料にすると良いでしょう。

会場が決まれば予約をします。
人気の会場は数ヶ月先までスケジュールが埋まっていますので、できるだけ余裕をもって日取りを決めましょう。

会場費はピンキリです。
200〜500人規模のイベントを行う場合の会場費は、およそ5万円〜30万円程度。
また、週末や祝前日などは割高で、平日は割安という傾向もあります。

価格交渉テクニック

会場側にとって、話題性の高いイベントを開催してもらうことは、会場の知名度アップにつながるので喜ばれます。
魅力的なイベントであるということを、しっかりプレゼンすることが価格交渉のキーにもなります。
逆をいえば、集客出来なさそうなイベントだと、貸してもらえない場合もあると言うことです。
事前に準備をして、目当ての会場に交渉してみましょう。

4.出演者をブッキング

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出演料は、アーティストによって大きな違いがあります。
500人未満のイベントの場合、全体の出演者数にもよりますが、1アーティストあたり数万円〜数十万円が現実的でしょう。
ブッキングや出演費に関しては、マネージャーなどに問い合わせてみてください。

また、注意しておきたいのはリハーサルです。
開演前に同じ会場で行うのか、それとも事前に別のレンタルスタジオなどで行うのかなど、方法によってさらに経費が発生する可能性もあります。
きちんとスケジュールを調整し、各出演者と認識をあわせましょう。

タイミングが大切!

自分が呼びたいタイミングだけでなく、アーティスト自身も、アルバムの発売時期など露出を強化したいタイミングがあります。
そんなときはこちらに有利な条件で出演してくれるかもしれません。
広くリサーチする必要があるでしょう。

5.協賛を募る。

一般的に音楽イベントでは、企業協賛を募ります。
その際には、「フライヤー(チラシ)の裏に広告を掲載」「会場にバナー(企業ロゴの大旗)を貼る」「イベント会場で試供品をサンプリング」などを協賛の見返りとして提案しています。
これら協賛に対する特典は、クラウドファンディングでイベント開催資金を調達する時に、「30万円で企業広告掲載!」といったギフトに設定しても良いでしょう。

6.フライヤー、ポスターを制作する。

Close-up using tablet pc with digitized pen
大抵の音楽イベントの場合、ブログやSNSの告知だけでは集客が心配です。
フライヤーやポスターもぜひ用意したいところですね。

デザイン作成はデザイナーへ依頼します。
1〜3万円の人もいれば、それ以上に高額な人もいますので、予算を提示して依頼可能かどうか相談しなければいけません。

デザインが完成すれば印刷業者に発注します。
目安ですが、フライヤー1万枚+ポスター100枚で、およそ5万円程度となります。
印刷枚数は、イベントの規模やプロモーション期間によって調整しましょう。

配布場所はイベントを行う会場はもちろんのこと、ターゲットとなるお客さんが行きそうなCDショップ、服屋、飲食店などへも設置をお願いします。
もちろん初対面の場合、快く引き受けてくれるとは限りません。知人に紹介してもらうのも手ですね。

7.動画を制作する。

最近は音楽イベントを開催するにあたっても、動画プロモーションが盛んに行われています。
YouTubeだけでなく、InstagramやVineへの投稿も増えていますので、最適なサイトを探してみましょう。



これはiPhoneのボイスレコーダーで録った声を、静止画に合わせています。
このように簡単なものでも良いですし、もちろん予算があればプロの映像制作会社に頼んでみるのも選択肢のうちのひとつです。

8.イベントを宣伝する。

主な宣伝活動先は以下の通りです。

・ウェブサイト、ブログ
・SNS(Twitter、Facebook、Instagramなど)
・ストリート(CDショップ、服屋、飲食店など)
・メディア(TV、ラジオ、雑誌、ウェブマガジン)

自分の全く知らない人にも、メディアを駆使してアプローチをかけていく必要があります。
広告を出す場合、費用の目安として、雑誌の場合は、発行部数10万部前後で1ページ20万円〜100万円程度。
50万部以上になると100万円を超えます。
ウェブ媒体については、サイトに「広告掲載について」といったページが用意されている場合が多いので、まずはそちらをチェックしてみてください。

9.出演者へのケア。

Rock concert
そして迎えたイベント当日。出演者へは「自分が企画したイベントに来て頂く」という姿勢で、丁寧に対応しましょう。
ケアとは、食事・ドリンク・打ち上げなど、おもてなしのことを指します。
また、遠方から来てもらう出演者には航空券のチケットや宿泊先の用意も必要ですので、経費に加えておきましょう。

イベント開催までの手順は、主に以上です。

イベント開催費例:集客見込み300人のクラブイベント

会場費15万円、出演費40万円、プロモーション費20万円、交通費・宿泊費など10万円、その他雑費5万円。
合計90万円ほどかかることが予想されます。

これらの見込みを元に、チケット代をいくらにするか、また経費を減らすか増やすか等を考えてみましょう。

最後に

今回取材協力頂いたPIKKALさん曰く、「イベントは準備から開催まで本当に大変!でも、情熱を掛けたイベントであれば、きっとその労力も惜しくないはず。素晴らしいイベントをつくりあげてください」とのことでした。

クラウドファンディングで資金調達を行えば、プロジェクト段階でファンを集められるだけでなく、インターネット上での広報にも繋がります。
この試みは音楽だけでなく、イベント業界に新たな風を吹き込むことになるでしょう。
読者の皆様が先駆者となって、クラウドファンディングに挑戦することを、ShootingStarは応援しています!



WRITER この記事を書いた人
北野 啓太郎
WRITTEN BY
北野 啓太郎
音楽系ウェブマガジン編集長を経歴し、現在フリーランスとしてライター、映像編集などを行う。過去の経験を活かし、プロジェクト立案のコツ、成功者へのインタビューをおこなっていきたい。
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